A hatékony szervezet titka a jó folyamatszervezés, az időmenedzsment
Kell egy feladatkezelő: JustDoo!

Ki ne tapasztalná nap mint nap, hogy képtelen fejben tartani munkahelyi, vagy magánjellegű teendőit. Sokan, sokféle módszerre esküszünk: van, aki határidőnaplót használ, van, aki a cetlikre esküszik, a szerencsésebbeknek titkárnőjük van. Mégis előfordul, hogy a kiadott feladatok elsikkadnak, vagy, ha el is készülnek, rendszerint csak mi nem tudunk róla. Valljuk be, olykor saját feladataink között is akad olyan, amelyik hasonló sorsra jut. A probléma orvoslására Horváth Győző, időgazdálkodási szakértő tanácsait kértük.

- Hogy látja, hol tartunk a feladataink szervezése terén? Melyek a legsarkalatosabb problémák ezen a téren?
- Egyre több munkát, egyre rövidebb idő alatt kell elvégeznünk. Erre a problémára elsőként Amerika reagált, sajnos mi magyarok ezen a téren még gyerekcipőben járunk. A vállalkozások hatékonysága - bármely területet is nézzük -, még nagyon elmarad a nyugat-európai vagy amerikai cégekétől. A helyzet javulni látszik, egyre többen használnak valamilyen szoftvert a feladatok kezelésére a cetlizés helyett. A szándék tehát már megvan, de a használt eszközök – táblázatkezelők, naptárak – csupán kezdetleges, és nehézkes megoldást nyújtanak a feladatok kezeléséhez. Ha sok feladatunk van, ha mások munkáját is irányítanunk kell, vagy ha többen dolgozunk együtt csapatmunkában, akkor ehhez már kell egy olyan alkalmazás, ahol megoszthatjuk, delegálhatjuk, kiadhatjuk a feladatokat, csatolhatunk információkat, ahol nyomon követhetjük és kézben tarthatjuk a folyamatokat.

- Milyen a jó feladatkezelő rendszer? Miért érdemes a JustDoo mellett dönteni?
- Fontos, hogy gyorsan bevihessük a feladatokat és bárhonnan elérhessük azokat, azaz egy felhő alapú, interneten keresztül használható szolgáltatásra van szükségünk. Olyan szoftvert kell használnunk, ahol a feladatokat, projekteket meg tudjuk osztani munkatársainkkal, amin keresztül megbeszélhetjük a problémákat, és azonnal reagálhatunk a felmerült kérdésekre. Szükséges az is, hogy a feladatokat ki tudjuk adni másoknak, és ez alapján számon is tudjuk kérni. A JustDoo egy ilyenszolgáltatás, amely azon kívül, hogy támogatja az említett feladatokat, támaszkodik a modern időgazdálkodási elvekre is (GTD).

- A számítógépünk nincs mindig velünk. Hogyan küszöbölhetjük ki a cetliket az irodánktól távol?
- Az adatokat az internetről bárhonnan elérhetjük, de használhatjuk erre a célra a mobiltelefonunkat is. Ehhez csupán néhány kattintással telepítenünk kell a JustDoo alkalmazást, mely mind Android, mind pedig IOS (iPhone, iPad) alapú eszközünkön futtatható. A mobil eszközünk alkalmas arra is, hogy időben jelezzen egy határidős eseményt, vagy feladatot, sőt a gépelést is kiválthatjuk hangjegyzetek felmondásával.

- A napi rutin feladatok szervezésén túl miben képes segíteni egy vezető munkáját a JustDoo feladatkezelő?
- A JustDoo segíti a munkafolyamatok tervezését, nyomon követését. A vezetők a JustDoo-ban láthatják a projektek haladását, rálátnak a beosztottak aktuális vagy tervezett munkáikra. Az eszköz használatával úgy adhatnak át információt egymásnak, hogy az senkinek sem jelent plusz adminisztrációt, ugyanakkor valamennyi fél számára lehetővé teszi a hozzászólást, a folyamatokba való beavatkozást. A feladatkezelő tehát rálátást ad az elvégzett és tervezett feladatokra, így a munkatársak értékelését is segíti. Feketén-fehéren mutatja, hogy ki, mit végzett el, milyen eredményeket ért el. Így a valós teljesítményről kapunk képet.

- Időgazdálkodási szakemberként tanácsokkal, e-bookokkal is segítik a vállalkozásokat.
- Kiemelt feladatunknak tekintjük, hogy ne csak egy eszközt adjunk a felhasználóink kezébe, hanem egy módszertant is, amivel tényleg hatékonyabbá tudják tenni a munkájukat. Ezért a felhasználóink számára online vagy akár helyszíni oktatást, képzést is biztosítunk. A részletes kézikönyv mellett rendszeresen közzétesszük az újdonságokat a blogunkon. A fontosabb témakörökről - mint például a Reggeli Tervezés vagy a feladatkiadás- díjmentes e-bookokat is kínálunk.

- Mit tanácsol, mi a legfontosabb lépés, hogy több időnk legyen?
- Az első, hogy írjuk ki a fejünkből az összes feladatot, ötletet, céljainkat, már csak ettől a lépéstől sokkal hatékonyabbak leszünk, és a stressz is kevesebb lesz. Tervezzük meg a napunkat, hetünket! Vegyük figyelembe a prioritásokat, azaz ha lehet, a fontos – a céljainkat támogató - feladatokkal foglalkozzunk az időnk nagy részében. Kezdjük a napot a legnagyobb vagy a legkevésbé szeretett feladattal. Nagyon fontos még, hogy ne féljünk kiadni, vagy delegálni feladatokat. Persze ezt jól kell csinálni, amiről a szolgáltatás honlapján (www.justdoo.hu) részletesebben is olvashatnak. JustDoo! – azaz csak kezdd el! A rendszer ingyen is kipróbálható!

-réz